HRS Sourcing: Die intelligente Lösung für Hoteliers

Sourcing ist ein in der Hotelbranche weit verbreiteter Begriff, aber was genau ist darunter zu verstehen? Im Wesentlichen geht es um eine Abstimmung von Angebot und Nachfrage, von der sowohl Hotels als auch Firmenkunden profitieren. Marco D’Ilario, Senior Vice President Sourcing Solutions bei HRS, erklärte den Prozess in einem Interview.

Text: Lois Hoyal // FOTOS: shutterstock, ISTOCK

Für Hotels kann es eine große Herausforderung darstellen, die attraktive Kundengruppe der Geschäftsreisenden zu erreichen, da Unternehmen durch limitierte Ressourcen häufig nicht die Zeit haben, sich viele RPS von Hotels einzuholen. Unternehmen suchen nach Partnern, die ihnen dabei helfen, Kosten einzusparen und die Komplexität der Buchungen von Geschäftsreisen zu verringern. HRS bietet eine Lösung für die entscheidenden Punkte, mit denen sich Hotels wie Unternehmen auseinandersetzen – insbesondere für die jährlich anstehende, zeitaufwändige und oft mit veralteten Methoden abgewickelte Sourcing-Planung. Die intelligenten Beschaffungslösungen von HRS übernehmen die volle Verantwortung für die Hotelbeschaffung für Unternehmen. Durch die Entwicklung einer neuartigen, proprietären Technologie, die ausschließlich für die Hotelbeschaffung und -verwaltung entwickelt wurde, bietet HRS ein einzigartiges Leistungsversprechen, das sonst nirgendwo auf dem Markt angeboten wird.

Zunächst erstellt HRS mit Hilfe seiner Datenbank, in der Milliarden von Preisangaben aus der ganzen Welt erfasst sind, eine Grundanalyse. Anschließend erarbeitet es mit dem jeweiligen Unternehmen eine Verhandlungsstrategie, bevor Preisverhandlungen mit Hotels durchgeführt werden und stellt sicher, dass die gewünschten Tarife dauerhaft verfügbar sind.

Das HRS-Angebot umfasst auch die Durchführung von Ausschreibungen über die speziell entwickelte Online-Plattform von HRS, auf der die Hotels ihre Antworten auf Anfragen und Preise hinterlegen. Sobald die Preise von einem Geschäftskunden bestätigt werden, werden diese automatisch in das HRS-System hochgeladen und kontinuierlich überprüft. Das System misst Markttrends und Belegungsraten und empfiehlt Unternehmen sogar, höhere Zimmerpreise zu akzeptieren, um die Verfügbarkeit bei hoher Nachfrage sicherzustellen.

Zeiteffizienz

„Sourcing war bisher eine statische Aufgabe, die einmal im Jahr stattfand und viel zu lange dauerte“, sagte Marco D’Ilario, Senior Vice President Sourcing Solutions von HRS, in einem Interview mit der HRS Business Lounge. „Der Prozess war zerstückelt, nicht wirklich effizient und nahm zudem viel Zeit in Anspruch. Auch gingen viele Geschäftschancen verloren – wenn ein Angebot ausgehandelt war, dauerte es oft bis zu einem Monat, bis es überhaupt gebucht werden konnte.“ HRS beschloss, den Prozess zu beschleunigen, indem es 2018 eine neue, intelligente Beschaffungslösung einführte, die seit 2019 weltweit verfügbar ist. Dadurch wurden mehrstufige Verhandlungen, die bisher über sechs Monate dauerten, auf eine einzige Verhandlung reduziert, die nur vier Wochen dauerte. Jetzt kann der gesamte Beschaffungsprozess in nur acht Wochen abgeschlossen werden.

Abstimmung von Angebot und Nachfrage

HRS passte den Prozess auch an, um Angebot und Nachfrage besser aufeinander abzustimmen. „Unternehmen wünschen sich bessere und günstigere Tarife, während Hotels eine stetige Nachfrage von Unternehmen erhalten möchten, die besser über das Jahr verteilt ist“, sagte D’Ilario. HRS ermittelt anhand seiner Analysen das genaue Angebot eines jeden Hotels auf der Grundlage historischer Faktoren und den von Unternehmen gewünschten Bedingungen, wie z. B. Frühstück inklusive, und bringt so das richtige Hotel mit dem richtigen Tarif und dem richtigen Kunden zusammen.

Sobald der Käufer einen Tarif angenommen hat, erscheint er innerhalb von 24 Stunden im System. HRS startet dann den Auditprozess, der Fehler sofort erkennt und es den Hotels ermöglicht, diese sofort zu korrigieren.

Welchen Vorteil haben Hotels dadurch?

„Das neue System ermöglicht es Hotels, sich auf das Geschäft zu konzentrieren, das sie sich wünschen, und gleichzeitig volle Compliance und Transparenz zu erreichen“, erklärte D’Ilario. „Die Prozesse in Hotels sind sehr sauber und entsprechen den internen Anforderungen, da alles dokumentiert und die einzelnen Schritte aller Verhandlungen detailliert festgehalten werden.“
Ein wichtiger Punkt ist, dass Hotels ihre digitale Transformation beschleunigen können, indem sie von einem manuellen zu einem digitalen Prozess übergehen, wobei durch die vollautomatische Datenanalyse die Effizienz gesteigert wird. Zudem findet der Prozess nach Ländern unterteilt statt, so dass immer ein lokaler Berater zur Verfügung steht, der den Hotels eine maßgeschneiderte Expertenberatung bietet.

Der Zugang zur Welt der Geschäftsreisen

„Die ultimativen Vorteile ergeben sich, wenn ein Unternehmen den Beschaffungsprozess mit dem Buchungskanal verknüpft“, freut sich D’Ilario. „Letztendlich hat HRS einen nahtlosen Prozess entwickelt, bei dem es nicht nur um eine kontinuierliche Beschaffung, sondern auch um das Aktualisieren, Überprüfen, Filtern und Bereitstellen eines Buchungskanals geht. Dadurch haben Hotels Zugriff auf die ausgehandelten Konditionen. HRS entwickelt die gesamte Buchungsumgebung seiner Kunden und kümmert sich um die Einhaltung der gebuchten Leistungen. Durch HRS werden die Hotelpartner über alle Kanäle der Unternehmensbuchung buchbar und schnelle Buchungen sowohl für Reisbüros als auch für Reisende selbst über Online-Buchungsmaschinen wie Concur und Cytric ermöglicht.

Es ist nicht verwunderlich, dass große Unternehmen wie die Siemens AG beschließen, den gesamten Prozess an HRS zu übergeben, sodass ihre eigenen Mitarbeiter an wichtigen Entscheidungen beteiligt bleiben, während der Prozess von vertikalen Experten betreut wird, was einen Mehrwert für die gesamte Hotelbranche bedeutet.

Die Vorteile des HRS Intelligent Sourcing für Hotels auf einen Blick

  • Zeitersparnis
  • Effizienzsteigerung
  • Preise angepasst an die aktuelle Marktnachfrage
  • Stetige Nachfrage von Geschäftsreisenden
  • Genaue Abstimmung von Angebot und Nachfrage
  • Hotels können Tarife sofort korrigieren
  • Gesicherte Einhaltung der Compliance-Anforderungen
  • Volle Transparenz
  • Beschleunigt die digitale Transformation
  • Lokale Expertise vor Ort
  • Einzigartiges Angebot auf dem Markt

 

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