Effizient online 

So einfach wie möglich: Einchecken leicht gemacht

Jeder Geschäftsreisende kennt das Problem: Der Nachtflug hatte Verspätung, der Jetlag bringt die innere Uhr durcheinander. Das Letzte, was dieser müde, frustrierte Manager jetzt möchte, ist ein endloses, kompliziertes Check-in-Verfahren, für das er auch noch Schlange stehen muss.

text: Lois Hoyal   //  photography: istock

Eine der einfachsten Möglichkeiten, den Check-in-Prozess zu vereinfachen, besteht darin, statt auf Papier auf Technologie zu setzen. Ein Online-Check-in kann beispielsweise webbasiert oder über eine mobile App erfolgen. Beides kann nicht nur genutzt werden, um von unterwegs im Hotel einzuchecken, sondern auch als Marketinginstrument für Echtzeit-Tarife, Rabatte und andere Angebote werben.

Unterschreiben Sie bitte hier!

Haben Sie schon einmal über die Einführung elektronischer Unterschriften nachgedacht? Diese ermöglichen es Führungskräften, über ein Online-Portal auf den Check-in zuzugreifen und Check-in-Formulare per Fernzugriff zu unterzeichnen. Im Rahmen dieses elektronischen Dienstes können die Gäste iPads nutzen und damit Zugang zu ihrer Reservierung, Registrierung und ihren Rechnungen erlangen.

Selbstbedienungsschalter in der Hotellobby sorgen ebenfalls für ein hocheffizientes Check-in-System und senken die Personalkosten.

Darüber hinaus können Technologien wie Cloud-basierte Hausverwaltungssysteme Gästedaten speichern, ohne dass Identitätsprüfungen erforderlich sind, und Hoteliers können auf die Zimmerwünsche und die individuellen Bedürfnisse der Gäste eingehen. An der Kasse können Cloud-basierte Hotelreservierungssysteme die Rechnungsstellung automatisieren, Rechnungen für Firmenkonten drucken oder Rechnungen zwischen Gästen aufteilen.

Flexible Check-in- und Check-out-Zeiten sind für Geschäftsreisende extrem wichtig, auch wenn Sie dafür zusätzliche Gebühren erheben müssen: Die übliche Check-in-Zeit um 15.00 Uhr passt einfach nicht zu den Reiseplänen der meisten Führungskräfte.

Ihre persönliche Note

Ideal ist es, der technischen Effizienz eine persönliche Note hinzuzufügen. Der Projektkoordinator am Europäischen Patentamt, Nelson Das Neves, war angenehm überrascht, als er kürzlich in einem Hotel übernachtete, wo er für seine Nutzung des Online-Check-in-Verfahrens mit kleinen Präsenten belohnt wurde: „Damit war auch der Check-out-Vorgang ganz einfach. Ich habe lediglich den Schlüssel zurückgegeben – und das war's.“

Vermeiden Sie nach Möglichkeit zusätzlichen Papierkram. „Was ich hasse, ist, Zeit aufzuwenden, um online einzuchecken, und dann im Hotel anzukommen und noch einige Formulare ausfüllen zu müssen“, sagt Das Neves und ergänzt: „Dann nützt das Online-Verfahren nichts.“

Müde Gäste verlangen nach Effizienz, aber sie schätzen auch eine angenehme zwischenmenschliche Begegnung. Eine persönliche, freundliche Begrüßung bei der Ankunft im Hotel wird immer einen besonders guten Eindruck hinterlassen. Einige Gäste bevorzugen das persönliche Ein- und Auschecken anstelle einer App oder online und möchten auch während ihres Aufenthalts auf Technologie verzichten. Und natürlich kann Technik auch Probleme verursachen.

Technische Unterstützung hilft, den Service zu rationalisieren und Geld zu sparen, und gibt gleichzeitig dem Hotelpersonal mehr Zeit, sich um die Gäste und ihre Bedürfnisse zu kümmern, kurz: den Kundenservice zu verbessern – vor allem im Hinblick auf die menschliche Seite.

 

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