Die neuen Online Booking Tools

Online-Buchungstools können den Buchungsprozess vereinfachen und bei richtigem Einsatz Zeit und Geld sparen. Im besten Fall ergibt sich eine Win-Win-Situation, sowohl für die Reisenden als auch für das Unternehmen.

Text: Lois Hoyal // FOTOS: iStock/shutterstock

Der Großteil der Geschäftsreisen wird heute online gebucht, entweder direkt bei einer Fluggesellschaft oder einem Hotel oder über ein offizielles System im Unternehmen selbst, ein sogenanntes Online Booking Tool (OBT). Zuverlässige und effiziente OBTs vereinfachen das Buchungsverfahren von Geschäftsreisen. Sie sind nämlich so konzipiert, dass sie die Erfordernisse des Unternehmens im Hinblick auf die Einhaltung von betrieblichen und juristischen Vorschriften, die Berichterstattung und die Sorgfaltspflichten sowie den Einsatz bestimmter Anbieter erfüllen.

OBTs haben einen langen Weg zurückgelegt, seit sie in den 90er Jahren erstmals im Bereich Geschäftsreisen eingesetzt wurden. Seit 2000 etablieren sie sich im Bereich Geschäftsreisen, weil sie Kosten einsparen und schnellere Buchungen ermöglichen. In den letzten Jahren wurde das Angebot mit Möglichkeiten zur Online-Buchung ausgebaut. Inzwischen können sie Reisebüros als den üblichen Buchungskanal für Unternehmen mit eigenem Reiseservice ersetzen.

Die Vorteile sind unübersehbar

Einer der größten Pluspunkte von OBTs liegt in der Möglichkeit, die Reiserichtlinien von Unternehmen zu automatisieren. Durch die Anbindung an ein System, in dem die Profile der Reisenden erfasst sind, können OBTs in erster Linie auf deren persönliche Daten, aber beispielsweise auch auf Vielfliegerprogramme zugreifen. Das heißt, dass die Reisenden nicht länger bei jeder Buchung persönliche und geschäftliche Daten eingeben müssen. Das spart Zeit und ist sehr bequem.

OBTs können auch feststellen, welche Richtlinien auf einzelne Mitarbeiter anwendbar sind und demgemäß Flugverbindungen, Hotels und Mietwagen nach Preisen sortiert anzeigen oder den vom betreffenden Unternehmen bevorzugten Reiseanbieter. Je nachdem, welche Position die Reisenden im Unternehmen haben, könnten zuweilen die Höchstsätze festgelegt werden.

Mithilfe der während des Buchungsprozesses gewonnenen Daten ist es für Reisemanager viel leichter, das Buchungsverhalten von Mitarbeitern zu verstehen und herauszufinden, ob die Kostengrenzen angemessen und die bevorzugten Anbieter in richtiger Reichweite gelegen sind. Auch die Buchungskosten können reduziert werden, denn wenn ein OBT sie tätigt, sind die Transaktionskosten in der Regel geringer als bei Einkäufen bei einer Reiseagentur.

Ein zentralisiertes Buchungssystem erlaubt auch eine detaillierte Reiseplanung, weil sie zeigen kann, wo sich ein Mitarbeiter gerade aufhält, so dass er in Krisensituationen kontaktiert werden kann. Nicht zuletzt sind die über OBTs umfassend erhobenen Daten für Buchhaltungszwecke nützlich, da sie eine vollständige Erfassung der Reisekosten ermöglichen.

Die nächste Generation

Im Zeitalter der Digitalisierung ist es für OBTs natürlich wichtig, mit den neuesten Entwicklungen in den Bereichen Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen Schritt zu halten. Infolgedessen entwickeln führende Unternehmen ihre Technologieangebote ständig weiter.
Amadeus Cytric investiert zum Beispiel in bessere Suchalgorithmen, um Ergebnisse anzuzeigen, die den Reiserichtlinien eines Unternehmens und zugleich den Wünschen der Reisenden entsprechen. Ein virtueller KI-Assistent soll in die mobile App integriert werden und Buchungsempfehlungen geben, sowie bei Änderungen des Reiseablaufs und Umbuchungen helfen. Auch Deem hat seine mobile App aufgerüstet und durch die Integration eines Spesenmanagements erweitert. Deem strebt nun eine Partnerschaft mit HRS, dem Amadeus-GDS sowie Conferma an, dem Anbieter virtueller Zahlungssysteme. Und Egencia ist dabei, auf seiner Plattform neue KI-gestützte Funktionen für die Flug- und Hotelbuchung anzubieten.

Mit dem technologischen Fortschritt wird das Online Booking zweifelsohne weiter zunehmen.

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