Mit guter Priorisierung und interner Abstimmung das Reiseprogramm vereinfachen

Neue Studie von ACTE und HRS zeigt die Bedeutung von nahtlosen, effizienten Reiseprozessen auf; verbesserte Kommunikation mit Reisenden und Interessenvertretern sind bei der Optimierung die Schlüsselfaktoren.

Der Plattformbetreiber HRS und die Association of Corporate Travel Executives (ACTE) stellen ihre gemeinsame Studie "Simplifying Managed Travel 2.0" vor. Diese kommt zu dem Ergebnis, dass Reiseverantwortliche in Unternehmen die Prozesse rund um Geschäftsreisen einfacher gestalten wollen, dabei aber auf viele Hindernisse stoßen.

Heutige Geschäftsreisende sind aus ihrem privaten Umfeld längst intuitive Buchungsprozesse gewohnt, wie sie von Apps und Websites geboten werden. Ähnlich wie die Studie "Simplifying Managed Travel" aus dem Jahr 2017 zeigt die Studie des Jahres 2019, dass Reiseverantwortliche nach wie vor die Prozesse rund um Geschäftsreisen entsprechend optimieren wollen. Im Jahr 2017 gaben 72 Prozent der Befragten an, dass Initiativen zur Effektivitätssteigerung ihrer Geschäftsreiseprogramme die Gesamtziele ihrer Unternehmen unterstützen. In der Studie von 2019 stieg diese Zahl auf 97 Prozent. Reiseverantwortliche verfolgen mit der Vereinfachung von Geschäftsreisen folgende Kernziele: Weniger Kosten für das Unternehmen, eine bessere Erfüllung der Sorgfaltspflicht und eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. Jedes dieser Ziele kann, in unterschiedlichem Maße, durch eine straffere Reiserichtlinie verbessert werden.

Barrieren überwinden und interne Stakeholder einbeziehen

Eines der größten Hindernisse für einfachere Prozesse sind organisatorische Prioritäten, die innerhalb eines Unternehmens variieren. 46 Prozent der Befragten sehen diesen Konflikt als eine Herausforderung. Weitere Hindernisse variieren sehr stark nach Größe des Unternehmens und Reisebudget; die Befragten aus Reiseprogrammen mit einem Budget jenseits der 50 Millionen Dollar pro Jahr klagen über einen Mangel an Mitarbeitern, während Reiseverantwortliche aus mittelgroßen Unternehmen sich eine größere Unterstützung durch die Führungsebene wünschen würden. Um diese Hindernisse zu überwinden, ist eine enge Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern notwendig. Als hilfreichste Interessensgruppen für die Vereinfachung nannten die Teilnehmer der Studie die folgenden:

  • Risiko- / Sicherheitsabteilung: 49 Prozent
  • Einkauf / Beschaffung: 46 Prozent
  • Unternehmenskommunikation: 44 Prozent
  • Reisende: 41 Prozent

 

"Für Reiseverantwortliche sind diese Ergebnisse eine echte Chance", sagte Greeley Koch, Vice President für Marketing bei HRS. "Die Bereiche Risikomanagement und Beschaffung haben ein gesundes Verständnis für die Bedeutung von effizienten Reiseprogrammen und sind daran interessiert, diese zu optimieren. Und wenn man zusätzlich die Reisenden an Bord holt, können sie dazu beitragen, diesen Prozess zu beschleunigen. Gleichzeitig ist es bemerkenswert, dass die Personalabteilung und die Unterstützung durch Führungskräfte nicht unter den ersten vier Plätzen rangieren, obwohl diese sonst immer zu den wichtigsten Stakeholdern gehören."

"Diese Ergebnisse eröffnen Reiseverantwortlichen Chancen als Führungskräfte in ihren Unternehmen", sagte Leigh Bochicchio, Geschäftsführerin von ACTE. "Die Einkäufer kennen die Vorteile von vereinfachten Prozessen und haben überzeugende Argumente dafür. Die Fähigkeit, ihr Fachwissen zu kanalisieren, wird ihnen helfen, die Zustimmung der Führungsebene zu gewinnen und den Mehrwert für das Unternehmen aufzuzeigen."

 

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