Update der RFP-Plattform: HRS erfüllt Wünsche der Hotelpartner

Intuitiver, übersichtlicher, informativer – mit neuen Features hat HRS seine RFP-Plattform noch bedienerfreundlicher gemacht. Die Anpassungen resultieren aus vielen Gesprächen mit Hotelpartnern, die sich ab sofort über einen vereinfachten und zeitsparenden Angebotsabgabeprozess freuen können.

FOTOS: iStock

Mit den Sourcing Days hat HRS eine Veranstaltung geschaffen, auf der die Hotelpartner in den Fokus gestellt werden sollen. Hauptziel für HRS mit dem neuen Formats ist es, die Probleme der Partner zu verstehen, um künftig auch proaktiv auf ihre Bedürfnisse eingehen zu können. Und genau das hat HRS kurz danach mit einem Update an seiner RFP-Plattform (RFP = Request for proposal) getan: Die neue Version verkürzt den Prozess einer Angebotsabgabe enorm und vereinfacht so die Arbeit für die Angestellten im Hotel. 

Eine wesentliche Neuerung betrifft dabei das Hotelprofil, in dem Kontakte angelegt werden können, die per E-Mail über eine neue Ausschreibung informiert werden. Hotels können beliebig viele Kontakte angeben, damit alle relevanten Entscheidungsträger immer im Bild sind. Einfach Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eintragen – schon werden Sie oder Ihre Kollegen über den nächsten RFP informiert.

Auch visuell hat sich im Hotelprofil etwas getan: Im oberen rechten Bereich zeigt ab sofort eine Graphik an, ob die wichtigsten Fragen für einen erfolgreichen RFP-Prozess schon beantwortet sind. Dabei hat HRS die Punkte aufgegriffen, die bei den Ausschreibungsprozesssen in 2018 und im laufenden Jahr für Entscheidungen herangezogen wurden.  Dazu zählen unter anderem die Zimmeranzahl des Hotels, wer der Verwalter bzw. der Eigentümer des Hotels ist, und ob das Hotel Kreditkarten der großen Anbieter wie etwa American Express, Visa oder MasterCard/Eurocard akzeptiert. Werden die Fragen alle beantwortet und mindestens eine Kontaktperson hinterlegt, zeigt das Diagramm an, dass das Profil zu 100% vervollständigt ist – und Sie als Hotel Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Ausschreibung erhöht haben.

Der Prozess für die Angebotsabgabe ist nun an die im Hotelprofil hinterlegten Kontakte geknüpft. Während zuvor ein Pop-up erschien, auf dem die Daten einer Kontaktperson hinterlegt werden mussten, können die Hotels jetzt eine Person wählen, die ohnehin schon mit Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer registriert ist. Sie wollen einen neuen Kontakt hinzufügen? Kein Problem, auch das lässt sich hier dank des Updates in wenigen Sekunden erledigen.

Die Benachrichtigung über eine Einladung ist gemäß dieser Logik ebenfalls angepasst worden. Falls kein spezieller Ansprechpartner für den RFP hinterlegt ist, jedoch Kontakte im Hotelprofil gespeichert sind, erhalten diese Personen eine entsprechende E-Mail, die auch an die Adresse versandt wird, die in den Hotelstammdaten angegeben wurde. 

Neben dieser Individualisierung des Hotelprofils hat HRS auch die Funktionalität der RFP-Plattform verbessert und gemäß den Wünschen der Hotelpartner angepasst. Eine Auto-Save-Funktion stellt mindestens alle 60 Sekunden sicher, dass die vorgenommenen Daten nicht verloren gehen. Zudem haben Hotels die Möglichkeit, einen Entwurf abzuspeichern, damit Sie mit ihrer Angebotsabgabe weitermachen können, wenn es die Zeit zulässt.

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