Virtuelle Kreditkarten bestimmen die Zukunft von Geschäftsreisen

Virtuelle Kreditkarten werden bei Geschäftsreisenden immer beliebter, infolgedessen müssen Hoteliers virtuelle Zahlungssysteme anbieten, um der wachsenden Nachfrage gerecht zu werden. Mit virtuellen Zahlungslösungen können Hotels unmittelbar das Interesse von umsatzstarken Geschäftsreisenden wecken. Aber wie einfach ist es für Hotels virtuelle Zahlungssysteme zu installieren und wie genau funktioniert das eigentlich?

Text: Lois Hoyal // FOTOS: iStock

Sie haben noch kein System für virtuelle Zahlungen in Ihrem Hotel installiert oder sind immer noch etwas unsicher, was dieser wachsende, neue Trend für Sie bedeutet? Das muss nicht sein. Denn virtuelle Kreditkarten sind nichts anderes als digitale Versionen der Plastik-Kreditkarten, die von allen großen Kartenorganisationen angeboten werden.

Die Vorteile sind vielfältig und von zentraler Bedeutung für Hotels: Einer GBTA-Studie zufolge geben 88 Prozent der Geschäftsreisenden an, dass sie lieber in einem Hotel übernachten würden, das mit ihrem Unternehmen eine zentrale Zahlungslösung vereinbart hat, als in einem, das diese Zahlungsmethode nicht anbietet. Darüber hinaus sorgen virtuelle Kreditkarten im Vergleich zur bislang üblichen Rechnungsbegleichung für eine schnellere Zahlung bei erhöhter Sicherheit. Sie können die Liquidität eines Hotels verbessern.

Zudem rationalisieren virtuelle Kreditkarten den Check-in-Prozess für den Hotelgast und erhöhen so die Kundenbindung. Des Weiteren bieten sie den Unternehmen einen umfassenden Überblick über die Reisekostenausgaben und können für bestimmte Zwecke angepasst werden, z. B. ein Höchstbetrag oder ein Verfallsdatum festgelegt.

Klingt interessant? Ist auch leicht zu installieren. Im Grunde könnten alle Hotels virtuelle Kreditkartennummern als Zahlungsmittel akzeptieren. Sie müssen nur einen entsprechenden Vertrag mit einem der großen Kreditkartensysteme abgeschlossen haben.

Alles dreht sich um die Zahlen

Wenn Sie sich also für die Installation eines virtuellen Zahlungssystems entschieden haben, wie genau funktioniert es? Der Prozess ist in der Tat sehr einfach. Buchende Reisende, die HRS nutzen, wählen einfach die entsprechende HRS Payment Solution aus. Der virtuelle Kartenaussteller generiert eine dynamische Kartennummer, die nur für eine Buchung gilt. Die Kreditkartendaten auf den HRS-Plattformen werden dann gemäß den PCI DSS-Anforderungen über einen von HRS beauftragten Drittdienstleister in die digitale Währung Token übersetzt. Diese Datensätze werden anschließend in einem für die Hotels zugänglichen und extra abgesicherten Online-Portal innerhalb des HRS-Hotelportfolios „Bookview“ bereitgestellt.

Darüber hinaus können Sie die Zahlung von einer virtuellen Kreditkarte abbuchen, indem Sie einfach die virtuelle Kreditkartennummer manuell in Ihren Terminal eingeben und bestätigen, statt wie früher die Karte in Ihr Lesegerät zu stecken. Eine Genehmigung durch Dritte ist nicht erforderlich, da die Identität der buchenden Person schon bei der Vergabe der Kartennummer überprüft wird.

Folgen Sie nun den Anweisungen auf dem Terminal. Wenn ein Verfallsdatum erforderlich ist, geben Sie das auf dem vorgelegten Dokument angegebene Verfallsdatum ein. Der Prozess läuft wie bei jeder Bezahlkarte ab. Wenn es ein Problem mit der Kartennummer gibt, wird dies auf dem Terminal angezeigt.

Nebenkosten können, je nach den Verkaufsbedingungen, auf die virtuelle Karte gebucht werden oder auch nicht. Beispielsweise erlauben Unternehmen in der Regel nicht, dass Hotels zusätzliche Gebühren, wie z. B. Parkgebühren, über die virtuelle Karte erheben, es sei denn, das wurde ausdrücklich vereinbart.

Bei virtuellen Zahlungskarten sollten Sie nicht vergessen, die Reservierungsdetails mit den Verkaufsbedingungen abzugleichen, da die Nummer möglicherweise keine Garantien beinhaltet wie beispielsweise bei Transaktionen mit Online-Reiseagenturen. Das ist anders als bei herkömmlichen Karten, bei denen die Nummer eine Garantie umfasst, welche die Hotels nutzen können, falls der Gast nicht anreist oder zu spät storniert.

Natürlich kommt es, wie bei allen Zahlungsprozessen, manchmal auch zu Problemen. Beispielsweise vereinbarungswidrig abgerechnete Nebenkosten können zu Rückbuchungen führen. Wurde die Autorisierung nicht ordnungsgemäß durchgeführt, kann eine Transaktion abgelehnt werden. Und Mitarbeiter in Hotels könnten nicht erkennen, wenn es sich um eine virtuelle Karte handelt. Schließlich sehen virtuelle Kartennummern genauso wie traditionelle Kartennummern aus. Grundsätzlich jedoch sind virtuelle Zahlungen in der Praxis völlig problemlos.

Interview mit Constantin Rehberg, Chief Digital Officer, prizeotel

Warum haben Sie sich für die Einführung von virtuellen Kartenzahlungen entschieden?

Seit der Gründung von prizeotel haben wir uns intensiv darum bemüht, die für die Kunden bequemste Form der Automatisierung und der Abläufe zu finden. Natürlich wollten wir auch vermeiden, mit unbezahlten Rechnungen konfrontiert zu werden. Deshalb haben wir frühzeitig virtuelle Kreditkarten eingeführt.

Was waren bisher die wichtigsten Herausforderungen und Vorteile?

Das Hauptproblem beim Bezahlen ist die Fragmentierung des Zahlungsumfelds. In der Regel sind zu viele Partner an dem gesamten Prozess beteiligt, was hohe Kosten zur Folge hat. Das heißt auch, dass der Prozess von der technischen Seite her etwas komplizierter ist als er sein müsste. Normalerweise sollte eine Kreditkartenzahlung 0,1 Prozent des gesamten Umsatzwerts kosten und nicht mehr.

Würden Sie anderen Hotels empfehlen, virtuelle Kreditkarten zu verwenden?

Ja. Dadurch wird die Automatisierung der Prozesse gefördert, die Kosten der internationalen Buchhaltung werden gesenkt und die Sicherheitsstandards erhöht.

Ist zu erwarten, dass die Hotelbranche in Zukunft immer mehr auf virtuelle Kreditkarten setzt?

Auf jeden Fall, insbesondere, weil dadurch die Zusammenarbeit mit den Vertriebspartnern optimiert wird. Ich erwarte in Zukunft eine deutlich höhere Nutzung solcher Systeme.

Wissenswertes für Hoteliers:

  • Legen Sie geeignete Genehmigungsregeln und -verfahren fest.
  • Finden Sie eine Form, um Nebenkosten direkt vom Gast bezahlen zu lassen, falls zutreffend.
  • Wenn der Gast nach dem Check-out anruft, um eine Kopie der Rechnung für das Zimmer und die Steuer anzufordern, raten Sie ihm, sich an das Reiseunternehmen zu wenden, das die Karte direkt zur Verfügung gestellt hat.
  • Nur die nicht in der virtuellen Kartentransaktion enthaltenen Kosten können mit dem Gast verrechnet werden.
  • Achten Sie darauf, dass Sie die aktuelle und korrekte virtuelle Karte verwenden. Buchungsänderungen können auch die Ausstellung einer neuen virtuellen Karte nach sich ziehen.

Market Topics

  • Virtual Payment

    Virtuelles Bezahlen wird Realität – und das nicht nur in China, sondern auch im Rest der Welt. In...

    Artikel lesen
  • Kreditkarte trifft Faxgerät

    Gibt es etwas, das die Hotellerie besser machen könnte? Wer einem Travel Manager diese Frage stellt,...

    Artikel lesen
  • to top