Filmy instruktażowe

Często zadawane pytania

Zapomniałem swojego hasła do zakładki security account, gdzie znajdę dane CC

Wejdź na portal Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com) i zaloguj się przy użyciu swoich danych logowania do HRS. Kliknij opcję „Przegląd rezerwacji” i „Security acconut”.

Następnie kliknij link „Zapomniałeś hasła?” i wprowadź adres e-mail, dla którego utworzono użytkownika i kliknij opcję „Resetuj hasło”.

Na Twoją skrzynkę pocztową zostanie wysłana wiadomość. Kliknij link „Resetuj hasło”, aby potwierdzić pytanie bezpieczeństwa. Następnie utwórz nowe hasło, które powinno zawierać: min. 8 znaków, dużą literę, cyfrę, znak szczególny np. .!#*%. Nowe hasło musi różnić się od poprzedniego - przynajmniej 3 ostatnie znaki muszą być inne.

Jeśli nie jest możliwe odpowiedzenie na pytanie zabezpieczające, HRS może usunąć konto i przesłać nowy link do aktywacji konta bezpieczeństwa. Prośbę o usuniecie konta do odczytu kart kredytowych „Security account” i przesłanie nowego linku należy skierować pod adres: contracting@hrs.pl

Jak mogę zmienić ustawienia, aby otrzymywać wyłącznie gwarantowane rezerwacje z danymi karty kredytowej?

W tym celu musisz wprowadzić tzw. stawkę targową.

Zaloguj się na portal HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com) przy użyciu swoich danych logowania. Kliknij aplikację „HSA — Hotel Self Administration”, a następnie opcję „Stawki i dostępność”. Wybierz w kalendarzu te stawki, które chcesz zmienić i wybierz datę (daty), dla których zmiana stawek ma zostać zastosowana. Zmień rodzaj stawki na STAWKA TARGOWA.

UWAGA: Jeśli wprowadzono już zablokowane daty, zostaw zaznaczone pole „zachowaj istniejące daty zamknięcia w tym okresie”. Wybierz odpowiednie daty i możliwe dni przyjazdu oraz zdefiniuj minimalny czas pobytu (możliwość rezerwacji na jedną noc lub minimalnego pobytu na XXX nocy).

Jak mogę uzyskać dostęp do przeglądu rezerwacji lub znaleźć i edytować istniejącą rezerwację?

Zaloguj się na portal HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com) przy użyciu swoich danych logowania.

W sekcji „Przegląd rezerwacji” możesz sprawdzić każdą rezerwację w swoim hotelu. Możesz tutaj również poprawiać rezerwacje oraz wyświetlać dane karty kredytowej i odnaleźć inne informacje. Przejdź do opcji „Twoje rezerwacje w skrócie” i znajdź rezerwację według numeru rezerwacji/procesu, daty przyjazdu lub daty rezerwacji.

Gdy dzień przyjazdu minie, możesz zmienić lub anulować rezerwację.

Z prawej strony rezerwacji znajduje się ikona ołówka i kosza na śmieci: Klikając ikonę ołówka, przejdziesz do widoku szczegółów rezerwacji, gdzie można na przykład zmienić lub anulować śniadania lub pojedyncze noce. Użyj ikony kosza na śmieci, aby zaznaczyć rezerwacje anulowane lub niezrealizowane..

Jak mogę zaktualizować stawki i dostępność?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak zaktualizować stawki i dostępność w aplikacji Hotel Self-Administration (HSA)

Co zrobić, jeśli karta kredytowa podana do rezerwacji nie działa?

Hotel ma możliwość bezpośredniego kontaktu z gościem za pośrednictwem Extranetu HRS. W tym celu należy zalogować się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com), wejść w aplikację „Przegląd Rezerwacji” i wyszukać daną rezerwację.

Następnie, za pomocą znaku plusa należy otworzyć panel komunikacji z klientem i postępować wg. wyświetlanych instrukcji.

UWAGA: HRS może również wysłać do Gości prośbę o uaktualnienie danych karty kredytowej. W tym celu należy przesłać do HRS taką prośbę z numerem procesu rezerwacji na adres e-mail: hotel@remove-this.hrs.pl

Poinformowani Goście mają 48 godziny na skontaktowanie się z hotelem i uaktualnienie danych karty.

Import i aktualizacja zdjęć hotelu na portalu HRS

W celu wstawienia i aktualizacji zdjęć na stronie internetowej HRS należy skorzystać z naszego serwisu fotograficznego. Poprzez portal Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com) można w dowolnym momencie samodzielnie dodawać i wymieniać zdjęcia.

KROK 1. Zaloguj się przy użyciu swoich danych logowania do HRS. KROK 2. Następnie, z zakładki „Dane hotelu”, wybierz aplikację „Serwis fotograficzny”. KROK 3. Aby dodać nowe zdjęcie, należy kliknąć przycisk „Wczytaj nowe zdjęcie”. Teraz można wybrać zdjęcie z dowolnej lokalizacji na komputerze. Szerokość minimalna zdjęcia to 2048 px, a wysokość minimalna to 1536 px. Nazwa pliku nie może zawierać polskich liter. Wybór zdjęcia zatwierdzamy przyciskiem „Wczytaj”. Teraz można poddać zdjęcie edycji, aby plik miał optymalny rozmiar do prezentacji na naszej stronie internetowej. Po zakończeniu należy kliknąć przycisk „Dalej”. Z listy „Obszar działalności” należy wybrać kategorię zdjęcia, wybrać jego tytuł i kliknąć przycisk „Zapisz”. Przy dodawaniu następnych zdjęć należy postępować w ten sam sposób.

W serwisie fotograficznym można też określić, które ze zdjęć ma się pojawić na liście hoteli HRS jako zdjęcia główne. UWAGA: wybór zdjęcia głównego możliwy jest dopiero po zatwierdzeniu zdjęć przez HRS. W tym celu w widoku już dodanego zdjęcia należy kliknąć przycisk „Opracuj”. W oknie edycji należy wybrać „Użycie jako zdjęcia na liście hoteli (nowość hrs.com)”, następnie potwierdzić usuniecie starego zdjęcia głównego klikając „usuń” i potwierdzić wybór nowego klikając na „Zapisz”.

UWAGA: zmiany na stronie internetowej HRS www.hrs.pl/hrs.com będą widoczne dopiero w następnym dniu roboczym.

Wskazówki na temat ładowania zdjęć dostępne są tutaj.

Jak skontaktować się z gościem?

Hotel ma możliwość bezpośredniego kontaktu z gościem za pośrednictwem Extranetu HRS. W tym celu należy zalogować się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com), wejść w „Przegląd Rezerwacji” i wyszukać daną rezerwację. Następnie, za pomocą znaku plusa należy otworzyć panel komunikacji z klientem i postępować wg. wyświetlanych instrukcji.

Gdzie znajdę dane karty kredytowej do rezerwacji?

HRS nie jest w stanie wysłać danych karty kredytowej za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dane karty są umieszczane pod rezerwacją w Extranecie HRS. W celu pobrania danych karty kredytowej należy zalogować się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com), a następnie przejść do „Przeglądu rezerwacji”. Należy odnaleźć właściwą rezerwację, wyświetlić ją (za pomocą ikony oka lub ołówka) i zalogować się do security account.

UWAGA: kod CVV pokaże się tylko jeden raz, przy pierwszym logowaniu i pierwszym wyświetleniu danych karty kredytowej.

Gdzie mogę zmienić informacje o moim hotelu, dotyczące jego wyposażenia oraz usług w nim świadczonych?

Zmiany w opisach dotyczących hotelu, jego wyposażeniu oraz usług w nim świadczonych należy zaktualizować w Extranecie HRS. W tym celu należy zalogować się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com), następnie przejść do zakładki „Mój Hotel" i wybrać „Administrowanie danymi hotelu”. Tutaj znajduje się 9 zakładek tematycznych dotyczących hotelu, wyposażenia oraz usług.

Zmiany w opisach dotyczących hotelu można zmienić po wejściu w zakładkę "Administrowanie danymi hotelu", punkt drugi "Informacje ogólne dotyczące hotelu".

W części "Cechy szczególne Państwa hotelu" znajduje się aktywne pole, w którym hotel może samodzielnie przeredagować opis.

Dwie pozostałe części: "Położenie Państwa hotelu, otoczenie i zabytki" oraz "Styl i atmosfera Państwa hotelu" można zmienić tylko poprzez wypełnienie formularza "Request_for_change". Formularz "Request_for_change" znajduje się na tej samej stronie (jest zaznaczony granatową czcionką tuż nad ramkami zawierającymi opis). Formularz należy wypełnić w języku polskim i angielskim, a następnie przesłać pod adresy e-mail wskazane na formularzu. Wówczas opisy zostaną zmienione przez dział tumaczeń HRS.

Jak wprowadzić cenę "dostawki"?

Aby ustawić koszt dostawki oraz politykę względem pobytu z dziećmi należy zalogować się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com).

KROK 1. Wybierz aplikację „Hotel Self Administration HSA” i potwierdź logowanie.

KROK 2. Z górnego menu wybierz zakładkę „Pozostałe ceny”, a następnie kliknij na link „Pobyt z dziećmi”.

KROK 3. Kliknij ikonę „Dodaj dostawkę” i w wyświetlonym oknie wprowadzić ceny dostawki zależne od wieku nocującego.

Jak wprowadzić cenę śniadania i wybrać jego rodzaj?
Cenę śniadania można utworzyć logując się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com) i przechodząc do zakładki "Hotel Self Administration", a następnie "Pozostałe ceny" i "Śniadanie".
Należy kliknąć na ikonę „Dodaj rodzaj śniadania”. Następnie otworzy się okno „Tworzenie rodzaju śniadania”.
Należy wybrać rok, na który ma zostać wprowadzona cena śniadania, wybrać jego rodzaj oraz wprowadzić cenę. Dane zatwierdzamy klikając „Zapisz” w dolnym prawym rogu.
UWAGA: wprowadzenie ceny śniadania na kolejny rok jest konieczne do utworzenia planów cenowych na pokoje na rok następny (zakładka „Stawki i dostępność”).
Jak i gdzie wprowadzić wartość podatku?

Wartość podatku będzie obowiązywała od momentu jego wprowadzenia.

Aby wprowadzić podatki, należy zalogować się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com), przejść do zakładki „Hotel Self Administration” i wybrać zakładkę „Podatki”.

Następnie należy kliknąć na „Dodaj konfigurację podatkową”. Po otwarciu okna należy wprowadzić obowiąujące w hotelu podatki.

UWAGA: należy podać wszystkie ceny łącznie z podatkiem VAT, opłatami za usługi serwisowe oraz innymi opłatami, jeżeli mają one zastosowanie. Jeżeli opłata klimatyczna pobierana jest na miejscu, należy uwzględnić ją oddzielnie.

Jak odznaczyć No Show w portalu HRS?

Hotel powinien przed przyjazdem gości sprawdzić kartę kredytową rezerwacji i dokonać na niej preautoryzacji środków. Po stronie hotelu leży zabezpieczenie płatności za ewentualny No Show.

UWAGA: niezrealizowanych rezerwacji nie anuluje się, jak i nie należy informować o nich mailowo HRS.

Aby nie zostala naliczona prowizja za niezrealizowane doby należy rezerwację odpowiednio odznaczyć w Extranecie HRS, w przeglądzie rezerwacji tj. zgodnie z tym czy była pobrana przez hotel płatność czy też nie. W tym celu należy zalogować się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com), a następnie przejść do "Przeglądu rezerwacji". Później odnaleźć właściwą rezerwację i użyć ikony ołówka, oka lub kosza aby zmienić tę rezerwację na niedojazd z patnością lub bez.

Jeśli nie zostanie to zrobione w powyższy sposób, należy dokonać takiej zmiany na fakturze prowizyjnej. Dokładne wytyczne jak tego dokonać, znajdują się w punkcie 5 instrukcji Online Invoice Portal (OIP).

W celu korekty każdej faktury hotel ma 7 dni od momentu pojawienia się Faktury w Online Invoice Portal (OIP) i dokonuje takich zmian samodzielnie w zakładce Księgowość w Extrancie HRS.

Jak odznaczyć zrealizowane śniadania pod rezerwacją?

Wskazówki odnośnie wprowadzania śniadań znajdują się w instrukcji śniadaniowej.

Anulacja rezerwacji z powodu niedziałającej karty kredytowej

W pierwszej kolejności należy poinformować gości o braku możliwości dokonania preautoryzacji na podanej pod rezerwacją karcie.

Goście mają 48 godzin na skontaktowanie się hotelem i uaktualnienie danych karty.

Jednocześnie informujemy, że bez uprzedniego kontaktu z gościem, HRS nie przyjmie anulacji rezerwacji.

Jeśli w ciągu 48 godzin gość nie skontaktują się z hotelem istnieje możliwość przesłania prośby o anulacje takiej rezerwacji w języku angielskim na następujący adres e-mail: cancel@remove-this.hrs.de

Serwis fotograficzny
W celu wstawienia i aktualizacji zdjęć na stronie internetowej HRS należy skorzystać z naszego serwisu fotograficznego.
 
Poprzez portal Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com) można w dowolnym momencie samodzielnie dodawać i wymieniać zdjęcia.
 
1. Zaloguj się przy użyciu swoich danych logowania do HRS.
 
2. Następnie, z zakładki „Dane hotelu”, wybierz aplikację „Serwis fotograficzny”.
 
3. Aby dodać nowe zdjęcie, należy kliknąć przycisk „Wczytaj nowe zdjęcie”.
 
Teraz można wybrać zdjęcie z dowolnej lokalizacji na komputerze. Szerokość minimalna zdjęcia to 2048 px, a wysokość minimalna to 1536 px. Nazwa pliku nie może zawierać polskich liter.
 
Wybór zdjęcia zatwierdzamy przyciskiem „Wczytaj”.
 
Teraz można poddać zdjęcie edycji, aby plik miał optymalny rozmiar do prezentacji na naszej stronie internetowej. Po zakończeniu należy kliknąć przycisk „Dalej”.
 
Z listy „Obszar działalności” należy wybrać kategorię zdjęcia, wybrać jego tytuł i kliknąć przycisk „Zapisz”.
 
Przy dodawaniu następnych zdjęć należy postępować w ten sam sposób.
 
W serwisie fotograficznym można też określić, które ze zdjęć ma się pojawić na liście hoteli HRS jako zdjęcia główne. UWAGA: wybór zdjęcia głównego możliwy jest dopiero po zatwierdzeniu zdjęć przez HRS.
 
W tym celu w widoku już dodanego zdjęcia należy kliknąć przycisk „Opracuj”.
 
W oknie edycji należy wybrać „Użycie jako zdjęcia na liście hoteli (nowość hrs.com)”, następnie potwierdzić usuniecie starego zdjęcia głównego klikając „usuń” i potwierdzić wybór nowego klikając na „Zapisz”.
 
UWAGA: zmiany na stronie internetowej HRS www.hrs.pl/hrs.com będą widoczne dopiero w następnym dniu roboczym.

Pytania dotyczące Hotel Self-Administration

Jak utworzyć dodatkowe kategorie pokoi?

Aby ustawić dodatkową kategorię pokoi należy zalogować się na portalu HRS Hotel Service Portal (www.hotelservice.hrs.com).

KROK 1. Wybierz aplikację „Hotel Self Administration HSA” i potwierdzić logowanie.

KROK 2. Z górnego menu wybierz zakładkę „Kategorie dodatkowe”, a następnie kliknij na link „Utwórz nową kategorię dodatkową”.

KROK 3. Po otwarciu okna "Tworzenie kategorii dodatkowej" wybierz odpowiednią kategorię i ustal dopłaty dla danej kategorii pokoju oraz dostępność.

Dostępność kategorii dodatkowej można wstawić z oddzielną dostępnością lub połączyć z dostępnością kategorii standardowej. Maksymalnie można utworzyć 3 kategorie dodatkowe z oddzielną dostępnością. Cena dodatkowych kategorii pokoi tworzona jest zawsze poprzez dopłatę do ceny pokoju standard. Oznacza to, że nie można zmienić ceny za pokój, a jedynie wysokość dopłaty.

UWAGA: mogą być utworzone tylko i wyłącznie takie kategorie, jakie znajdują się na liście w w/w zakładce. Nie ma również możliwości technicznej zmiany nazwy kategorii pokoju oraz jej opisu.

Jak zaktualizować stawki i dostępność?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak zaktualizować stawki i dostępność w aplikacji Hotel Self-Administration (HSA)

Jak zablokować dostępność?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak zablokować dostępność w aplikacji Hotel Self-Administration (HSA)

Jak uruchomić rabaty np. „Dla firm” czy „Last Minute”?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak uruchomić rabaty w aplikacji Hotel Self-Administration (HSA)

Pytania dotyczące Online Invoice Portal

Jak zmienić hasło do zakładki „Księgowość”?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak zmienić hasło do zakładki „Księgowość”.

Gdzie znajdę swoją fakturę prowizyjną?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, gdzie znaleźć fakturę prowizyjną.

Jak odznaczyć zrealizowane śniadania na fakturze prowizyjnej?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak odznaczyć zrealizowane śniadania na fakturze prowizyjnej.

Jak utworzyć dostęp do zakładki „Księgowość” dla kolejnego użytkownika?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak utworzyć dostęp do zakładki „Księgowość” dla kolejnego użytkownika.

Jak usunąć użytkownika z zakładki „Księgowość”?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak usunąć użytkownika z zakładki „Księgowość”.

Jak dokonać korekty faktury prowizyjnej?

Nasz przewodnik krok po kroku pokazuje, jak dokonać korekty faktury prowizyjnej.